وقد بدأ الحفل المعد لهذه المناسبة بتلاوة آيات من القرآن الكريم ثم ألقى صاحب السمو الملكي الأمير منصور بن متعب بن عبدالعزيز نائب وزير الشوون البلدية والقروية كلمة اوضح فيها النقلة النوعية في الخدمات التي تقدمها حكومة خادم الحرمين الشريفين لضيوف الرحمن حجاج بيت الله الحرام مشيرا الى ان هذه النقلة بدأت بتوسعة الحرمين الشريفين ثم انشاء مدينة الخيام المقاومة للحريق في مشعر منى اضافة الى مشاريع تصريف السيول والامطار وتثبيت الصخور بالجبال وغيرها من المشروعات التي بلغت تكلفتها خلال العشر السنوات الماضية ما يقرب من 15مليار ريال ثم كان مشروع تطوير جسر ومنطقة الجمرات لتكتمل منظومة الامن والسلامة لحجاج بيت الله الحرام بمشعر منى.

وافاد سموه ان العمل في هذه المشروعات يجري بروح الفريق الواحد مع كافة الجهات المعنية عن طريق عقد العديد من ورش العمل وجلسات العصف الذهني والفكري والتي تلاحقت فيها الافكار والرؤى لتثمر في النهاية مشروعات مميزة مشيرا الى أن هذه الجهود المنهجية العلمية والعملية غايتها سلامة وراحة ضيوف الرحمن.

واكد سموه أن هذه المشاريع الضخمة والناجحة والتي انجزت في اوقات قياسية وبتكلفة مناسبة وكفاءة تدل على الدراسات العميقة للواقع ومتطلباته ثم التخطيط السليم المنهجي والشامل والتنفيذ الدقيق هو الاساس المتين للنجاح والابداع.

بعد ذلك بدأت الجلسة الاولى بورقة عمل لوكيل وزارة الشؤون البلدية والقروية الدكتور مهندس حبيب زين العابدين بعنوان (الاستعداد المبكر.. التنسيق والتكامل.. الاتجاه العلمي.. من اسباب نجاح حج عام 1427ه) ثم قدم الدكتور مهندس اسامة البار من معهد خادم الحرمين الشريفين لابحاث الحج ورقة عمل بعنوان (حج عام 1427ه .. نظرة تحليلية) ثم القى البروفيسور هيلبينغ ورقة عمل بعنوان (الاستفادة من خبرات ونتائج حج عام 1427ه للحج القادم بشكل خاص وللبشرية بشكل عام).